Comment optimiser le temps de travail et la planification des tâches ?

En France, une journée normale de travail est de 8 heures et la semaine de travail « classique » ne peut pas dépasser 35 heures. Que faisons-nous lorsque nous sommes à quelques minutes, heures ou même jours de tout ? Pourquoi reste-t-il toujours des tâches à faire ? Qu’est-ce qui cause des retards dans la planification ? Comment bien organiser son temps ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article !

Livrer un produit en retard, ne pas respecter le délai convenu dans le contrat, augmenter la charge de travail d’un collègue pour compenser son propre manque d’efficacité… sont des situations qui peuvent se produire dans de nombreuses entreprises. Ce n’est pas une question de secteur, ni de type d’entreprise. Cela n’a pas non plus à voir avec la position de ceux qui ne savent pas comment tirer le meilleur parti de leur journée de travail de 8 heures. Cela peut arriver à tout le monde si l’entreprise ne met pas en place des mesures pour éviter les 4 principaux problèmes de gestion du temps au travail.

Principaux problèmes de gestion du temps au travail

La procrastination. Laisser à un autre moment une tâche que vous n’avez pas envie de commencer ou que vous n’êtes pas sûr de pouvoir mener à bien signifie, dans certains cas, qu’elle reste inachevée. Plus on tarde, plus on hésite à s’y attaquer et plus le problème continue de s’aggraver. Pour résoudre ce problème, il est important de s’assurer que chaque personne dispose des outils nécessaires pour faire son travail et dispose d’instructions claires qui lui permettront de mener à bien ses tâches. La communication est cruciale pour garantir que la personne recevra le soutien nécessaire, en temps utile, si nécessaire.

Les réunions. En soi, elles ne posent pas de problème pour la gestion du temps au travail, le fait est que, dans la plupart des cas, elles sont soit inutiles, soit inefficaces. La culture des réunions est profondément ancrée, mais il n’y a rien qui ne puisse être changé. L’utilisation de la technologie pour rendre les réunions virtuelles et éviter les déplacements, une bonne planification et le fait d’avoir un animateur qui peut s’assurer que tous les sujets sont couverts comme prévu et qu’ils sont commencés et terminés à temps peuvent améliorer considérablement les résultats.

Les notifications. Nous vivons connectés et bien que cela nous donne un sentiment d’efficacité et d’efficience, l’effet est parfois inverse. Les alertes qui nous avertissent de l’arrivée de messages, de la consultation compulsive de notre téléphone portable ou de notre boîte de réception de courrier électronique, au lieu de nous aider à être plus performants, nous éloignent de notre objectif de productivité. La gestion du temps au travail doit être faite de telle sorte qu’un moment précis de la journée soit réservé à ce type de consultation et à la réponse à celles qui sont nécessaires. Une autre bonne solution complémentaire consiste à désactiver les alertes et les notifications, pour éviter de perdre sa concentration.

Bien gérer son temps

Une bonne gestion du temps est quelque chose que l’on apprend et pour y parvenir, voici quelques conseils.

Contrôlez votre esprit. L’un des plus importants voleurs de temps est notre esprit. Il mérite une section distincte, car nous passons des heures et des heures à nous inquiéter de choses qui se sont produites (alors qu’on ne peut rien n’y changer), ou de choses qui vont se produire.

Fixez-vous des objectifs réalistes. D’une part, il est essentiel pour la gestion du temps que vous fixiez des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou même annuels. D’autre part, ces objectifs doivent être réalistes et mesurables, afin que vous puissiez vérifier vos progrès à tout moment.

Apprenez à hiérarchiser les tâches en différenciant vos tâches en 4 types :

• Urgent et pas important : vous devez le faire rapidement et ne pas y consacrer trop de temps.
• Urgent et important : à faire en premier ensuite
• Pas urgent et pas important : vous les oubliez et les faites si vous avez du temps disponible.
• Pas urgent et important : ce sont des tâches que nous laissons toujours de côté malgré leur importance, il faudra trouver un moyen de ne pas les oublier.

Si vous faites tout ce qui précède, mais que vous ne planifiez pas, cela ne vous aidera pas, car un événement imprévu se produira ou vous vous rendrez compte que vous n’avez pas le temps de vous consacrer à vos activités préférées. Planifier signifie élaborer, en tenant compte de nos objectifs et de la hiérarchisation des tâches, un calendrier avec les tâches que vous allez effectuer chaque jour et le temps qu’elles vont prendre. L’essentiel est de prendre en compte tout ce que vous faites au cours de la journée. Pour cela, il est judicieux d’utiliser un outil de todolist qui vous permettra de lister chaque tâche et de les prioriser. De plus, grâce à un tel logiciel, vous découvrirez le plaisir de cocher des tâches terminées et cela peut vraiment booster votre motivation pour mener à bien de gros projets !

Si vous planifiez mais que vous constatez que vous n’atteignez pas vos objectifs, ceux-ci peuvent être irréalistes et vous devrez peut-être les modifier. L’examen de vos réalisations ou de vos résultats vous aidera à ajuster peu à peu votre planification.

Vous disposez dorénavant de conseils clairs pour mieux gérer vos tâches, ne perdez plus de temps !