Ce qu’il faut faire et éviter durant une vidéoconférence

Au fil des ans, la vidéoconférence a changé la façon dont travaillent les entreprises. Cela a engendré le travail à distance ou télétravail, un nouveau genre de main-d’œuvre et un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée.

C’est pourquoi il peut être surprenant d’apprendre que beaucoup d’utilisateurs sont encore largement perdus lorsqu’il leur faut utiliser correctement la vidéoconférence. Si vous souhaitez être sûr que vos vidéos se déroulent sans anicroche, voici :

Un petit guide de ce qu’il faut faire et éviter lors d’une vidéoconférence

À faire : Coupez le son de votre téléphone lorsque vous ne parlez pas.

Cela permet d’éviter tout bruit ambiant qui pourrait distraire les autres participants à la réunion.

À éviter : Oublier le micro.

Soyez sur la brèche. Si on vous pose une question, soyez prêt à allumer le micro en un instant plutôt que de perdre du temps à chercher le bon bouton.

À faire : Connaitre vos réglages audio.

Vérifiez que tout est opérationnel. De cette façon, vous serez capable d’allumer ou d’ajuster les paramètres de votre micro, selon l’Entrepreneur.

À éviter : Ajuster vos réglages durant la réunion.

Connectez-vous en avance pour vérifier et régler vos paramètres afin d’être prêt. Si vous le faites durant la réunion, cela va se révéler distrayant ou peut même retarder la réunion si vos collègues attendent que vous allumiez votre micro.

À faire : Ajustez également votre lumière.

Si votre vidéo est trop sombre ou qu’il y a trop de lumière derrière vous, il vous faut vous déplacer, régler votre source lumineuse ou changer de place jusqu’à trouver l’endroit adéquat.

À éviter : Oublier de régler les angles de caméra.

Les paramètres par défaut de la caméra ne seront sûrement pas appropriés. Si vous n’aimez pas l’idée de donner à votre équipe un aperçu direct de l’intérieur de vos narines, de votre décolleté ou sur le fait que votre front est particulièrement brillant, réglez votre caméra en fonction.

À faire : Ayez l’air professionnel.

Habillez-vous pour la réunion. Si vous souhaitez rester professionnel, mettez vos vêtements de bureau habituels. De cette façon, vous n’aurez pas à vous inquiéter d’apparaître sans votre costume de bureau et de donner le mauvais ton ou le mauvais message pour cette réunion.

À éviter : Être en caleçon.

Il est vrai que la plupart du temps, vous n’avez pas besoin de vous lever durant la réunion. Mais si quelque chose survient, si votre bambin ou votre animal de compagnie entre dans la pièce, vous devrez le faire et gérer le problème. Si vous ne portez pas de pantalon, vous devrez attendre que quelqu’un vienne vous aider ou serez forcé de vous lever dans une tenue absolument pas professionnelle. Vous pourriez vous excuser et éteindre momentanément la caméra pour éviter de montrer à tous votre bévue.

À faire : Choisissez les bons outils.

Pour des solutions de vidéoconférence d’affaires, un hébergeur comme BlueJeans est une valeur sûre. Fiable, multi-plateforme, et multifonctionnel grâce à sa gamme de formidables fonctionnalités, les conférences et les réunions ne sont plus un obstacle au flux de travail d’un salarié, mais un aspect pratique et productif pour celui-ci. Les réunions sont simplement plus efficaces lorsqu’une entreprise tire profit des plateformes et interfaces de qualité qui répondent à ses besoins.

À éviter : Ne pas maitriser vos outils.

Cependant, si vous ne maitrisez pas ces outils, si vous n’explorez pas le logiciel et ce qu’il peut faire, ses limitations et comment l’utiliser pour améliorer votre façon de travailler, il ne vous aidera pas. Aucun système ne peut vous aider si vous ne prenez pas le temps de le connaitre.

À faire : Prenez des notes.

Prendre des notes durant une réunion peut vous aider à revenir plus tard sur les points importants. Poser des questions ou demander des clarifications sera plus facile.

À éviter : Saisir vos notes.

La saisie constitue un comportement distrayant. Cependant, si vous devez le faire, vérifiez de bien appuyer sur le bouton muet (mute). Heureusement, cela permet de limiter la distraction dont vous êtes à l’origine, selon The Wall Street Journal.

À faire : Soyez attentif.

Gardez vos yeux sur l’écran. Au moment où vos mains ou vos yeux sont orientés vers autre chose, vos collègues le sauront. En outre, si vous êtes distrait, vous ne serez pas aussi utile pour faire avancer la discussion, ce qui signifie un délai plus long alloué à la prise de décision. Pour des résultats plus productifs, restez concentré sur la réunion. Si votre participation peut aider le groupe à prendre une décision plus rapidement, vous devriez facilement pouvoir abréger les réunions.

À éviter : Faire plusieurs choses à la fois.

Ne répondez pas à vos courriels, ne consultez pas votre mur Facebook et ne consultez pas les dernières sorties littéraires pour trouver de nouveaux titres à lire. Faire plusieurs choses à la fois peut vous pousser à rater des détails importants de la réunion, ce qui pourrait entraver votre jugement et votre perception du problème ou des questions soulevés durant la discussion.

Heureusement, en ne perdant pas de vue ces éléments, vous ou vos collègues pourrez faire bon usage de ces conseils et tirer le maximum de chacune de vos réunions en ligne. En faisant en sorte que ces réunions soient brèves et productives, vous pouvez gagner beaucoup de temps.