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Êtes-vous prêt à rejoindre cette réunion sur plateforme mobile ? 3 conseils pour vous préparer

Les réunions sur plateforme mobile sont rapidement devenues une part intégrante du paysage de l’entreprise. Selon B2BMarketing 36% des salariés préféreraient choisir de télétravailler plutôt que de recevoir une augmentation de salaire. Et ce chiffre ne fait qu’augmenter.

C’est plus que le fait d’être mobile, de pouvoir travailler n’importe où et n’importe quand. Ils veulent contrôler davantage la manière dont ils travaillent et le moment où ils le font.

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Avec l’augmentation constante du nombre d’employés réclamant des politiques de ressources humaines basées sur la flexibilité des formules de travail, il n’est pas surprenant qu’un grand nombre d’entreprises commencent à intégrer les technologies de vidéoconférence à leur système de communication.

Si votre entreprise débute en termes de réunions sur plateforme mobile, voici un examen plus approfondi avec les trois meilleurs conseils dont vous aurez besoin pour préparer votre première réunion et en tirer le maximum :

Préparer et organiser.

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Cela signifie préparer la réunion à tous les niveaux.

  • Soyez un réalisateur. Vous devez voir la réunion sous tous ses aspects. Vérifiez l’éclairage pour vous assurer d’avoir juste assez de lumière, afin que ce ne soit ni trop lumineux ni trop sombre, car ni l’un ni l’autre n’est utile ou flatteur.
  • Prévoyez votre tenue et évaluez l’apparence qu’elle aura à l’écran. C’est le moment de vous mettre en valeur durant cette réunion, en particulier si votre supérieur ou des membres importants de la direction y participent.
  • Organisez et préparez vos documents. Si vous devez faire une présentation, assurez-vous que les diapositives ou les tableaux sont prêts. Chronométrez-vous afin de ne pas dépasser la limite de temps. Répétez afin de voir quelles parties vous posent problème et celles sur lesquelles il vous faut travailler davantage. Ayez un public et écoutez ses commentaires. Puis utilisez ces commentaires pour améliorer encore davantage votre prestation.
  • Envoyez les documents en amont. Si vous souhaitez que votre auditoire soit engagé, assurez-vous de son implication. Faites lui parvenir tous les documents importants en amont de la réunion. De cette façon, lorsqu’il sera temps de passer à une discussion approfondie sur un certain nombre de questions, ils auront déjà eu connaissance des informations contextuelles, leur permettant de prendre des décisions plus rapidement.
  • Intégrez des « pour » et des « contre ». Si vous présentez une proposition, l’idéal est d’inclure les arguments des deux côtés. Cela permet de faire gagner du temps, car les autres participants n’auront pas à chercher des arguments en contre. Ils peuvent se concentrer sur le fait de peser le pour et le contre et déterminer la meilleure option pour le groupe.

Tout savoir sur votre système.

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  • Sachez comment utiliser le système que vous utilisez de l’intérieur comme de l’extérieur. Ainsi, vous serez capable de gérer cette réunion sur plateforme mobile avec aisance et en confiance. Cela vous aidera à rester détendu et à l’aise durant la réunion. C’est toujours un atout, en particulier si vous êtes un facilitateur ou si votre interlocuteur est un potentiel client ou partenaire.

Plus vous serez à l’aise, détendu et confiant, plus vous apparaitrez digne de confiance et crédible.

  • Choisissez un bon système. Celui-ci doit être parfaitement adapté à votre équipe et votre entreprise. La plateforme mobile de vidéoconférence offerte par BlueJeans est une bonne option, car elle s’accompagne de fonctionnalités permettant une plus grande collaboration. Si vous souhaitez exploiter le potentiel de ces réunions sur plateforme mobile, si vous souhaitez que vos équipes puissent partager du contenu via ces appels vidéos, alors c’est un bon choix.
  • Ajustez vos paramètres. N’oubliez jamais d’ajuster les réglages de votre caméra. La hauteur des yeux est toujours la meilleure. Si elle est trop haute ou trop basse, vous pourriez vous retrouver avec des visuels peu flatteurs ou inappropriés. Cela ne vous aidera pas à rallier votre supérieur ou vos collègues à votre proposition, ou à inspirer confiance à un client potentiel. C’est un signe de manque de professionnalisme et c’est la dernière chose que vous souhaitez laisser paraitre.

Améliorer la participation.

  • Faites les rire. Le rire peut améliorer le niveau de participation de votre équipe, selon Fast Company. Après tout, les gens se souviennent plus facilement de quelque chose qui les a fait rire. Si vos dernières réunions ont été ennuyeuses avec des participants n’ayant que peu d’énergie, vous pourriez vouloir examiner le style de vos présentations et voir si vous avez besoin d’ajouter un peu d’humour et de rire à vos réunions.
  • Restez original. Vous pouvez essayer d’inviter différents hôtes à votre prochaine réunion. Un orateur différent de temps en temps, quelqu’un considéré comme compétent dans le marché que vous ciblez, pourrait être ce dont vos réunions ont besoin pour augmenter l’intérêt et la participation de vos équipes.
  • Apportez une plus-value. Rappelez-vous que chaque fois que vous attirez des personnes à une réunion vous perturbez leurs plannings. Donc si ce compte-rendu, cette discussion ou ce rappel peut se faire par courriel et n’aura pas un important impact sur les résultats, alors faites-le par ce biais et non via une discussion vidéo.

Il s’agit juste de trois conseils que vous devez garder à l’esprit lorsque vous souhaitez exploiter le maximum de chacune de vos réunions sur plateforme mobile. Donc, suivez ces conseils et constatez de quelle manière cela modifie la façon dont vous menez vos réunions.

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